Nie wieder Papierchaos

30.01.2018 Kategorien: Für Freelancer, Für Unternehmen, Was passiert bei uns

 

 

Bestimmt kennt jeder Freelancer das Gefühl: Man steckt bis zum Hals im aktuellen Freelance-Projekt und hat kaum Zeit für das laufend anfallende Dokumentenmanagement und die Briefpost. Auf dem Schreibtisch türmen sich die Unterlagen zu Bergen und man weiß gar nicht mehr wohin damit. Welches Dokument sollte man unbedingt aufheben, wie hefte ich es am geschicktesten ab? Das Papierchaos ordnet sich leider nicht von alleine aber mit unseren Tipps wird es etwas einfacher.

 

Heute ist der perfekte Tag

Unangenehme Dinge schiebt man gerne auf. Aufschieberitis lässt grüßen. Gerade wenn der Papierberg immer größer wird, weiß man häufig nicht mehr, wo man beginnen soll. Darum einfach damit beginnen. Eine Liste mit allen wichtigen Arbeiten kann helfen einen Überblick zu gewinnen.

 

Was kann weg?

Als nächstes sollte Sie entscheiden, welche Dokumente noch bearbeitet werden müssen, welche archiviert werden können und welche wegkönnen. Dabei sollten Sie unbedingt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht im Auge behalten. Hierbei sieht der Gesetzgeber Fristen von zehn oder sechs Jahren vor.

 

10 Jahres Frist 6 Jahres Frist
Buchungsbelege, Rechnungen, Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen, sonstige steuerlich relevanten Unterlagen, Handelsbriefe, Geschäftsbriefe.

 

Ordnerstruktur anlegen

Als nächsten müssen die Unterlagen entsprechend archiviert werden. Hierfür sollten Sie sich eine sinnvolle Ordnerstruktur überlegen. So sparen Sie später wertvolle Zeit beim Wiederfinden von Dokumenten.

Bezüglich der Ordnerstruktur gibt es verschiedene Möglichkeiten. So können Sie zum einen, einen Ordner pro Jahr anlegen und die entsprechenden Kategorien durch Trennblätter unterscheiden. Oder Sie legen für die verschiedenen Kategorien jeweils einen Ordner an. Diese Ordner werden wiederum nach Jahren sortiert.

 

Nach dem Chaos ist vor dem Chaos

Damit Sie nicht gleich wieder von Papierbergen erschlagen werden, sollten Sie ein Ablagesystem entwickeln. Simple Ablagekästen die es in jedem Schreibwarenabteilung gibt reichen hier vollkommen aus. Unterteilen Sie Ihre Ablagekästen in verschiedene Kategorien, dann haben Sie ihre Dokumente schon mal vorsortiert. Damit Ihre Posteingänge nicht wieder in den Ablagen verstauben sollten Sie die Unterlagen am besten noch am selben Tag in die entsprechenden Ordner einsortieren. Wenn sich das in Ihrem Workflow nicht integrieren lässt, dann tragen Sie sich einen festen Termin pro Woche in den Kalender eintragen, an dem Sie sich um die Ablage kümmern.

 

Archivieren Sie ihre Post digital

Eine mögliche Lösung um das Papierchaos dauerhaft unter Kontrolle zu bekommen ist das Angebot von CAYA. Dieser Dienstleister bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre Briefpost digital zu empfangen und auch zu archivieren. Wie funktioniert das Ganze? Die gesamte Briefpost landet automatisch bei CAYA, wird dort eingescannt und in eine eigene Cloud hochgeladen. So haben Sie jederzeit und auch von unterwegs Zugriff auf Ihre Post. Dank intelligenter Suchfunktion behalten Sei immer den Überblick, keine Rechnung wird vergessen oder verlegt. Durch automatische Tags macht sich auch die Ablage von selbst und Sie können sich endlich von den unzähligen Ordnern in Ihrem Büro verabschieden.

 

Das Grauen in gelb

Jeder kennt die kleinen gelben Notizzettel die überall kleben. Notieren Sie sich nur wirklich wichtige Dinge darauf und verwenden Sie lieber einen Kalender oder To-Do Listen um den Überblick nicht zu verlieren.

 

Feierabendritual

Immer kurz vor Feierabend sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen und Ihren Schreibtisch aufräumen. So behalten Sie Ihre neue Ordnung bei und können am nächsten Tag motiviert in den Arbeitstag starten. Legen Sie dafür beispielsweise einen Termin in Ihrem Kalender an, sodass Sie täglich daran erinnert werden und die guten Vorsätze nicht schnell wieder in Vergessenheit geraten.

 

Freelance Partner wünscht allen Freelancern und Interim Managern stets voller Fokus auf die Freelance-Projekte dank übersichtlicher Archivierung von Briefpost!