Als Freelancer kennen Sie sicher das Gefühl: Sie stecken bis zum Hals im aktuellen Projekt und haben kaum Zeit für das laufend anfallende Dokumentenmanagement und die Briefpost. Auf dem Schreibtisch türmen sich die Unterlagen zu Bergen und Sie wissen gar nicht mehr wohin damit? Welches Dokument gilt es unbedingt aufzuheben? Und wie wird es am geschicktesten abgeheftet? Das Papierchaos ordnet sich leider nicht von alleine. Mit unseren Tipps wird es allerdings etwas einfacher. Dokumente verwalten leicht gemacht!
Heute ist der perfekte Tag für Ihre Dokumentenverwaltung
Unangenehme Dinge schiebt man gerne auf. Aufschieberitis lässt grüßen. Gerade wenn der Papierberg immer größer wird, weiß man häufig nicht mehr, wo man beginnen soll. Gerade darum: einfach anfangen. Eine Liste mit allen wichtigen Arbeiten hilft, einen Überblick zu gewinnen.
Was kann weg?
Als nächstes sollten Sie entscheiden, welche Dokumente noch bearbeitet werden müssen, welche archiviert werden können und welche im Papierkorb landen dürfen. Behalten Sie dabei unbedingt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht im Auge! Der Gesetzgeber sieht Fristen von zehn oder sechs Jahren vor.
10 Jahres Frist
- Buchungsbelege
- Rechnungen
- Bücher
- Aufzeichnungen
- Jahresabschlüsse
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
6 Jahres Frist
- sonstige steuerlich relevanten Unterlagen
- Handelsbriefe
- Geschäftsbriefe
Dokumente verwalten mit geschickter Ordnerstruktur
Als nächsten müssen Sie Ihre Unterlagen entsprechend archivieren. Überlegen Sie sich hierfür eine sinnvolle Ordnerstruktur. So sparen Sie später wertvolle Zeit beim Wiederfinden Ihrer Dokumente.
Bezüglich der Ordnerstruktur gibt es verschiedene Möglichkeiten. Sie können zum Beispiel einen Ordner pro Jahr anlegen und die entsprechenden Kategorien durch Trennblätter unterscheiden. Oder Sie legen für die verschiedenen Kategorien jeweils einen individuellen Ordner an. Diese Ordner werden wiederum nach Jahren sortiert.
Nach dem Chaos ist vor dem Chaos
Damit Ihre Papierberge Sie nicht gleich wieder erschlagen, sollten Sie sich ein smartes Ablagesystem überlegen. Simple Ablagekästen, die Sie in jeder einfachen Schreibwarenabteilung erhalten, reichen hier vollkommen aus. Unterteilen Sie Ihre Ablagekästen in verschiedene Kategorien, dann haben Sie ihre Dokumente schon einmal vorsortiert. Damit Ihre Posteingänge nicht wieder in den Ablagen verstauben, ist es sinnvoll, die Unterlagen am besten noch am selben Tag in die entsprechenden Ordner einzusortieren. Wenn sich das in Ihren Workflow nicht integrieren lässt, dann tragen Sie sich einen festen Termin pro Woche in den Kalender ein. Kümmern Sie sich an diesem mit Zeit und Muße um Ihre Ablage.
Verwalten Sie ihre Post digital
Eine mögliche Lösung, das Papierchaos dauerhaft unter Kontrolle zu bekommen, ist das Angebot von CAYA. Dieser Dienstleister bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Briefpost digital zu empfangen und zu archivieren. Wie funktioniert das Ganze? Die gesamte Briefpost landet automatisch bei CAYA. Dort wird sie eingescannt und in eine eigene Cloud hochgeladen. So haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Post – auch von unterwegs. Gerade bei regelmäßigen projektbedingten Orts- und Wohnungswechseln ist die digitale Briefverwaltung eine tolle Wahl! Dank intelligenter Suchfunktion behalten Sie hierbei immer den Überblick. So vergessen oder verlegen Sie nie wieder Ihre Rechnungen. Automatische Tags übernehmen praktischerweise außerdem die Dokumentenablage für Sie. Verabschieden Sie sich endlich von den unzähligen Ordnern in Ihrem Büro!
Das Grauen in gelb
Jeder kennt die kleinen gelben Notizzettel, die überall verstreut kleben. Notieren Sie sich nur wirklich wichtige Dinge darauf. Für alles andere verwenden Sie lieber einen Kalender oder To-Do Listen, um den Überblick nicht zu verlieren.
Ordnung schaffen als Feierabendritual
Kurz vor Feierabend lohnt es sich, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und den eigenen Schreibtisch aufzuräumen. So behalten Sie Ihre neue Ordnung bei und können am nächsten Tag motiviert in den Arbeitstag starten. Legen Sie dafür beispielsweise einen Termin in Ihrem Kalender an, sodass Sie täglich daran erinnert werden und die guten Vorsätze nicht schnell wieder in Vergessenheit geraten.
Freelance Partner wünscht allen Freelancern und Interim Managern stets voller Fokus auf die aktuellen Freelancer Projekte dank übersichtlicher Verwaltung und Archivierung von Briefpost mit CAYA.
