Sie sind bereits als Freelancer tätig oder möchten alsbald den Schritt in die Freiberuflichkeit wagen, um volle Freiheit zu genießen? Als Unternehmerin oder Unternehmer spielen Sie mit dem Gedanken, freie Mitarbeiter:innen zu beauftragen, um schnell und flexibel die optimale Unterstützung für ein bevorstehendes Projekt zu erhalten? Die Arbeit als oder mit Freelancer(n) birgt für beide Seiten viel Potential. Doch das Ganze bringt auch einige Risiken mit sich. So ist z.B. das Thema Scheinselbständigkeit ein nicht zu unterschätzendes – sowohl für Freelancer als auch für Auftraggeber:innen.
Wir klären auf:
✔ Was bedeutet Scheinselbständigkeit eigentlich?
✔ Welche Konsequenzen tragen Sie im Falle einer scheinselbständigen Tätigkeit?
✔ Wie sollte ich mich verhalten, um eine Scheinselbständigkeit auszuschließen?
Was bedeutet Scheinselbständigkeit?
Scheinselbständig sind jene, die auf Papier zwar freiberuflich tätig sind, in der Realität jedoch eher die Merkmale einer Person in Festanstellung aufweisen. Scheinselbständigkeit wird rechtlich verfolgt. Denn im Falle einer Scheinselbständigkeit kommt es zur unerlaubten Vermeidung von Sozial- und Lohnsteuerbeiträgen. Und dies sowohl auf Seiten des Arbeitgebenden als auch auf Seiten des (schein-)selbständigen Arbeitnehmenden.
Wer ist anfällig für eine Scheinselbständigkeit?
Grundsätzlich kann eine Scheinselbständigkeit beide Seiten betreffen. Einerseits trifft es also Personen, die selbständige Tätigkeiten ausführen und im Auftrag für andere arbeiten. Das sind u.a. Freelancer, freie Mitarbeiter:innen, Freiberufliche und Selbständige. Andererseits kann es auch diejenigen betreffen, die freie Mitarbeiter:innen projektbedingt einstellen. Scheinselbständigkeit betrifft gleichermaßen also auch Unternehmen und Betriebe.
Das Feld, in dem Scheinselbständigkeit auftreten kann, ist weit. Betroffen sind Freelancer und Auftraggeber:innen zum Beispiel in den Bereichen Beratung, Grafikdesign, Texting, IT und Programmierung, Immobilien, Coaching und Lehre, Film und Fernsehen oder Speditionsgewerbe. Unabhängig von Branche und Fachbereich kann Scheinselbständigkeit also überall auftreten und verheerende Folgen mit sich bringen.
Bei der Prüfung auf Scheinselbständigkeit handelt es sich um einen komplexen Entscheidungsprozess. Jeder Einzelfall wird dabei individuell betrachtet und anders bewertet. Sichergestellt werden muss in erster Linie, ob es sich beim vorliegenden Arbeitsverhältnis um eine freiberufliche Tätigkeit oder eine abhängige Beschäftigungsvereinbarung handelt. Besteht eine vertuschte abhängige Beschäftigung, stellt dies eine rechtswidrige Scheinselbständigkeit dar, welche zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führt.
Check-Liste zur Scheinselbständigkeit: So erkennen Sie eine scheinselbständige Tätigkeit
Das deutet auf eine Scheinselbständigkeit hin:
✔ Erhalt klarer Anweisungen durch den oder die Auftraggeber:in
✔ Bindung an vorgegebene Arbeitszeiten und/oder festgelegten Arbeitsort
✔ Beschäftigung mit ähnlichen Aufgaben wie die Festangestellten im Unternehmen
✔ Aufforderung zur regelmäßigen Berichterstattung
✔ Nutzung bereitgestellter Hard- und Software, durch die die Möglichkeit einer Kontrolle besteht
✔ Außenauftritt (z.B. via Unternehmens-Website) als Mitarbeiter:in in Festanstellung
✔ Vertragsregelungen, die auf eine Festanstellung hinweisen (u.a. Urlaubsanspruch, Bezahlung im Krankheitsfall, Verbot, andere Aufträge anzunehmen oder eigene Mitarbeiter:innen und Hilfskräfte einzustellen)
✔ Wenig unternehmerische Freiheit und unternehmerisches Risiko des Freelancers
✔ Nutzung von Ausweismaterial des Unternehmens (z.B. Visitenkarte, Briefpapier) anstelle eigener Ausweismaterialien
✔ Mangelnde Akquise und Selbstmarketing durch den Freelancer
✔ Ausschließliche oder mehrheitliche Arbeit für nur einen Auftraggebenden
Welche Kriterien schlussendlich am meisten Gewicht haben, ist unklar.
Je mehr Kriterien der Checkliste Sie jedoch erfüllen, desto größer die Gefahr, Scheinselbständigkeit vorgeworfen zu bekommen.
Vertraglich sind die expliziten schriftlichen Regelungen u.a. über die Art der Weisung, die Honorarhöhe und den Umsatz von besonderer Bedeutung. Aus ihnen geht für Prüfer:innen hervor, um welche Art der Beschäftigung und welchen Grad der Abhängigkeit es sich beim jeweiligen Auftrag handelt.
Folgen und Konsequenzen einer festgestellten Scheinselbständigkeit
Gut zu wissen: Weder als Freelancer noch als Auftraggeber:in sind Sie zunächst in der Position, sich beweisen zu müssen. Sollte der Verdacht bestehen, dass es sich bei Ihnen um eine Scheinselbständigkeit handelt, muss diese zunächst vom zuständigen Institut (Finanzamt, Arbeitsgericht, Deutsche Rentenversicherung Bund oder Sozialversicherung) belegt werden. Im Falle einer Prüfung werden alle relevanten Dokumente und Bedingungen zum Auftragsverhältnis herangezogen. Hierzu zählen die vorliegenden Verträge, das Verhältnis zwischen Auftraggeber:in und Auftragnehmer:in, sowie die konkreten Arbeitsbedingungen, mit denen ein Auftrag einhergeht.
Die jeweils zuständige Institution, die eine Prüfung durchführt, hat ein finanzielles Interesse daran, eine vermutete Scheinselbständigkeit zu belegen. Wird eine Scheinselbständigkeit nachgewiesen, folgt die Aberkennung der Selbständigkeit und die nachträgliche Einforderung des Beschäftigungsverhältnisses. Davon profitiert die jeweilige Institution, da entgangene Beträge an diese zurückgezahlt werden müssen.
Einen an Sie gerichteten Verdacht sollten Sie unbedingt ernst nehmen. Wird eine vorsätzliche Scheinselbständigkeit nachgewiesen, müssen Sie mit möglichen Strafzahlungen rechnen. Mögliche Nachzahlungen betreffen sowohl Unternehmen als auch Freelancer. Auftraggeber:innen werden in aller Regel jedoch deutlich härter bestraft als Freelancer und Freiberufliche. Demzufolge liegt das wirtschaftliche Risiko auch weitaus mehr auf der Seite des auftraggebenden Unternehmens.
So schützen Sie sich als Freelancer vor einer Scheinselbständigkeit
- Informieren Sie Sich.
Unwissenheit schützt vor Strafe nicht! Als Freiberufler:in sind Sie dazu verpflichtet, sich zu informieren und über die Rechtsgrundlage up to date zu bleiben. Sind Sie unsicher, können Sie stets eine rechtliche Beratung heranziehen.
- Prüfen Sie den Vertrag.
Oftmals hilft schon ein genauer Blick auf den vorliegenden Arbeitsvertrag, um eine potenzielle Scheinselbständigkeit zu erkennen. Hierbei zählt nicht ausschließlich die reine Bezeichnung des Vertragsverhältnisses sowie die schriftliche Ausgestaltung des Auftragsvertrags. Auch die tatsächlich geltende Ausgestaltung des Arbeitsverhältnisse ist relevant.
- Nutzen Sie Ihre eigene Hard- und Software und einen eigenen Arbeitsplatz.
Zur Unterstreichung Ihrer unternehmerischen Freiheit und Ihrer Selbständigkeit nutzen Sie am besten eigene Arbeitsmaterialien. Um möglichen Auftraggeber:innen keine Kontrolle zu gewähren, ist der Gebrauch eigener Hardware und Software sowie die Arbeit am eigenen Arbeitsplatz sinnvoll. Achten Sie darauf, dass es zu keiner Überprüfung Ihrer Arbeitsergebnisse und -zeiten kommt.
- Arbeiten Sie, wann Sie es wollen.
Selbständige sind selbständig für ihre Arbeitszeiten verantwortlich. Das bedeutet, dass Sie arbeiten dürfen und sollten, wann Sie wollen. Als Freelancer haben sich an keine strikten Vorgaben von Auftraggeber:innen zu halten. Dies sollten Sie eindeutig kommunizieren, wenn anderes von Ihnen gefordert ist.
- Kommunizieren Sie klar und deutlich.
Vier Augen sehen bekanntlich mehr als zwei. Adressieren Sie das Thema Scheinselbständigkeit direkt mit (potentiellen) Auftraggebenden, denn mögliche Folgen betreffen in letzter Konsequenz schließlich Sie beide. Werfen Sie also gemeinsam einen prüfenden Blick auf mögliche Vertragsbedingungen. Machen Sie als Freelancer dabei deutliche Auskünfte über andere Aufträge und Urlaubsplanungen. Da Kommunikation nicht nur verbal stattfindet, nutzen sie ebenfalls nonverbale Mittel (z.B. Arbeitskleidung), um Ihre Selbständigkeit zu vermitteln. Sowohl als Freelancer als auch als Auftraggeber:in haben Sie die Kommunikation in der Hand. Nutzen Sie dies und veranlassen Sie Vorschläge und Empfehlungen. Hilfreich ist es, die Kommunikationen zwischen Freelancer und Projektanbieter zu dokumentieren, um Missverständnisse und Problemen zu vermeiden.
- Verpflichten Sie sich nicht zur Berichterstattung.
Da Sie als Freelancer keiner Pflicht unterliegen, über Ihre Fortschritte zu berichten, können und sollten Sie angeforderte Berichte und Protokolle ablehnen.
- Seien Sie bei Projektenanfragen ehemaliger Arbeitgeber:innen vorsichtig.
Sie waren früher einmal festangestellt und möchten sich nun als Freelancer für das Mitwirken an einem Projekt an Ihren ehemaligen Arbeitgeber oder Ihre ehemalige Arbeitgeberin wenden? Da diese Form der selbständigen Tätigkeit oft unter den Verdacht der Scheinselbständigkeit fällt, sollten Sie hier besonders kritisch sein, wie eine praktische Ausgestaltung Ihres Arbeitsverhältnisses aussehen kann.
- Lassen Sie sich nicht in die Arbeitsorganisation integrieren.
Arbeiten Sie, wann, wo und wie Sie es wollen. Um nicht in den Verdacht einer möglichen Weisungsmacht oder Kontrolle zu geraten, lassen Sie sich nicht in die Arbeitsorganisation involvieren. Das bedeutet, dass Sie (z.B. durch regelmäßige Meetings) nicht in die Gliederung des Betriebs und den bestehenden Tagesablauf eingebunden werden dürfen. Auch wenn es verlockend ist, sollten Sie sich stets eigenständig weiterbilden, anstatt mögliche Weiterbildungsangebote Ihrer Auftraggeber:innen zu nutzen.
- Setzen Sie Ihr eigenes Marketing für Ihr Angebot ein.
Werben Sie für sich und nutzen Sie Ihre eigene Website und Social-Media-Kanäle, um unabhängig und selbständig aufzutreten. Das Gleiche gilt auch für Visitenkarten oder Briefpapier. Auf diesen sollte stets ihr eigenes Logo abgebildet sein – nicht das Ihres Projektanbieters. Mit einem durchdachten Konzept zum Selbstmarketing sowie Präsenz im Internet vermitteln Sie, dass Sie nach neuen Auftraggebern:innen suchen und nicht in festen Arbeitsverhältnissen stecken. Zusätzlich sollten Sie vermeiden, auf den Websiten Ihrer Auftraggeber:innen gelistet zu werden. Dies führt oft dazu, dass von einer langfristigen Beschäftigung ausgegangen wird und Sie so in den Verdacht auf Scheinselbständigkeit rutschen.
- Behalten Sie stets Ihr eigenes unternehmerisches Risiko.
Achten Sie stets darauf, dass Sie beim Auftragsverhältnis immer noch Ihr eigenes unternehmerisches Risiko tragen. Dazu gehört unter anderem auch die Haftung im Schadenfall. Als guter Nachweis dient das Abschließen einer Berufshaftpflichtversicherung. Diese Versicherung schützt Sie finanziell im Falle eines Schadens, den Sie während eines laufenden Projekts verursachen. So kann z.B. auch ein Fristversäumnis zur Fertigstellung eines Projektes beglichen werden.
- Tun Sie sich mit anderen zusammen.
Die Gründung einer Kapitalgesellschaft auf Seiten des Freelancers ist eine Methode, um das Risiko der Scheinselbständigkeit zu umgehen. Dies liegt daran, dass die Aufträge eines Unternehmens auf diese Weise nicht mit einer realen Person, sondern mit einer juristischen Person abgewickelt werden. Für das Unternehmen, welches die Kapitalgesellschaft beauftragt, entsteht so keine Gefahr, Nachzahlungen und Strafsummen entrichten zu müssen.
Allerdings ist dies nicht in jedem Fall eine Garantie dafür, das Risiko der Scheinselbständigkeit zu umgehen. Besonders bei der Gründung einer Einzelpersonen-Gesellschaft besteht das Problem, dass der oder die Geschäftsführer:in als ‚arbeitnehmerähnliche:r Selbständige:r‘ eingestuft werden kann. Diese Einstufung hat dann eine Rentenversicherungspflicht zur Folge, welche allein den oder die Auftragnehmer:in trifft. Demzufolge gilt das Zusammentun mit anderen hier als eine gute Lösung, um dieser Gefahr zu entkommen.
Wie kann ich sicherstellen, dass eine Scheinselbständigkeit wirklich ausgeschlossen ist?
Wenn Sie als Freelancer oder auch als Auftraggeber:in nach wie vor unsicher sind, besteht für Sie die Möglichkeit einer freiwilligen Prüfung. Diese nennt sich ‚optionales Statusfeststellungsverfahren’. Eine derartige Prüfung kann sowohl vom Freelancer als auch vom jeweiligen Auftraggebenden veranlasst werden. Die freiwillige Prüfung wird von der zuständigen Clearingstelle des Deutschen Rentenversicherung Bund kostenlos durchgeführt. Dort entscheidet sich dann auch die Pflicht zur Abgabe von Versicherungsbeiträgen.
Unser Fazit: Better Safe than Sorry
Scheinselbständigkeit ist und bleibt ein heikles Thema, welches monetäre Konsequenzen mit sich bringen kann, sowohl für Freelancer als auch für Unternehmen. Bevor Sie den Schritt in die Selbständigkeit wagen oder freie Mitarbeiter:innen einstellen, lohnt es sich, einen prüfenden Blick auf die Vertragsbedingungen zu werfen. Sind Sie sich möglicher Konsequenzen bewusst und gehen Sie bei einer potentiellen Zusammenarbeit beidseitig achtsam mit dem Thema Scheinselbständigkeit um, können Sie sich aktiv schützen. So lässt sich die Freiberuflichkeit mit ihren Vorteilen in vollen Zügen und ohne Zweifel genießen.
Quellenangaben:
*(1) https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-gruenden/unternehmen-anmelden/scheinselbststaendigkeit/
*(1) https://www.haufe.de/thema/scheinselbstaendigkeit/
*(1) https://www.lexware.de/wissen/mitarbeiter-gehalt/scheinselbststaendigkeit-was-unternehmer-und-selbststaendige-beachten-sollten/
*(1) https://www.finanzchef24.de/blog/5-tipps-wie-sie-scheinselbststaendigkeit-als-freiberufler-vermeiden
*(1) https://www.firma.de/unternehmensfuehrung/scheinselbstaendigkeit-kriterien-checkliste-freiberufler/
*(1) https://www.erfolg-als-freiberufler.de/checkliste-selbststaendigkeit/
