Jeder Freiberufler muss Rechnungen schreiben. Sie dienen nicht nur dem Erhalt des eigenen Honorars, sondern gelten als Einkommensnachweis gegenüber dem Finanzamt. Damit das Finanzamt Ihre Rechnungen anerkennt, sollten Sie daher einige Punkte beachten. Gerade zu Beginn der freiberuflichen Tätigkeit kann die Rechnungspflicht Sie überfordern. Was genau muss draufstehen? Brauche ich eine Rechnungsnummer? Und kann ich das Datum auch weglassen? Zuallererst muss hierbei eine Unterscheidung zwischen dem Unter- und Überschreiten der Kleinbetragssumme getroffen werden.
Die Rechnung beim Unterschreiten der Kleinbetragssumme
Liegt der Rechnungsbetrag unter 250 Euro, dann müssen nur die folgende Punkte genannt werden.
- Vollständiger Name und komplette Anschrift des Rechnungsstellers
- Rechnungsdatum
- Menge oder Umfang der erbrachten Leistung
- Bruttoentgelt
- Umsatzsteuersatz
Sollte die Betragssumme jedoch höher als 250 Euro sein, dann fällt die Rechnung etwas aufwendiger aus.
Die Rechnung beim Überschreiten der Kleinbetragssumme
- Vollständiger Name und komplette Adresse des Rechnungsstellers
- Umsatzsteueridentifikations- oder Steuernummer
- Rechnungsdatum
- Vollständiger Name und komplette Adresse des Empfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Zeitpunkt der Lieferung
- Menge oder Umfang und Art der Leistung
- Umsatzsteuersatz von 7 oder 19 % oder Angabe über Umsatzsteuerbefreiung
- Nettoentgelt
- Umsatzsteuerbetrag, der auf das Nettoentgelt anfällt
Die Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und lückenlos vergeben werden. Sie muss nicht zwingend mit 1 beginnen und darf auch eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben sein. Allerdings muss die Vergabe der Rechnungsnummer für das Finanzamt nachvollziehbar sein.
Die erbrachte Leistung
Tätigkeiten werden häufig unterschiedlich besteuert. Darum ist es wichtig, in der Rechnung die erbrachte Leistung korrekt zu bezeichnen. Bei Unsicherheiten empfiehlt es sich, einen Steuerberater zu Rate ziehen. Denn wer etwas Falsches auf die Rechnung schreibt, kann bei einer Steuerprüfung finanzielle Konsequenzen spüren.
Die Kleinunternehmerregelung
Als Kleinunternehmer müssen Sie auf der Rechnung keine Umsatzsteuer mehr nachweisen. Hierbei recht der Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Um als Kleinunternehmer vom Finanzamt anerkannt zu werden, muss dies jedoch vorab beantragt werden.
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