Rechnungen schreiben wie ein Profi

13.11.2019 Kategorie: Für Freelancer

Der erste Schritt in die Selbstständigkeit ist gewagt? Herzlichen Glückwunsch! Freiberuflich zu arbeiten, bedeutet eine Menge Freiheit und Raum zur Selbstverwirklichung. Gleichzeitig kommt man aber nicht umher, im Zuge einer Selbstständigkeit einige organisatorische Dinge selbst in die Hand zu nehmen. Haben Sie den ersten Auftrag erst einmal an Land gezogen, bedeutet das nicht nur das erste Gehalt auf dem Konto. Der Kunde erwartet im Gegenzug eine Rechnung. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, um das Schreiben von Rechnungen zu perfektionieren.

Warum überhaupt eine Rechnung schreiben?

Eine Rechnung zu schreiben, ist nicht nur Mittel zum Zweck für die Geldeinzahlung aufs eigene Konto. Auch, um dem Staat gegenüber Rechenschaft zu leisten, muss eine Rechnung angefertigt werden. Im Fall, dass Ihre Rechnungen in der Rechnungssichtung nicht nachvollziehbar erscheinen, können Sie schnell in die Bredouille geraten. Eine Rechnung sollte deshalb in erste Linie sachlich, professionell und nachvollziehbar sein.

Zentrale Bausteine der Rechnung

Eine ordnungsgemäße Rechnung muss vor allem folgende Textbausteine beinhalten:

  • Name, ggf. Firmierung und Adresse des Freelancers
  • Name, Firmierung und Adresse des Auftraggebers
  • das Rechnungsdatum
  • Ihre Rechnungsnummer: Es bietet sich an, diese so einfach wie möglich zu gestalten. Dabei ist darauf zu achten, eine Rechnungsnummer niemals zu überspringen oder doppelt zu vergeben. Weitere Infos zur Rechnungsnummer gibt’s hier.
  • Umsatzsteueridentifikations– oder Steueridentifikationsnummer
  • das konkrete Leistungsdatum (in welchem Zeitraum haben Sie für den Kunden gearbeitet?)
  • konkrete Angaben zu den erbrachten Leistungen (Beschreibung der Tätigkeit, Stundenanzahl, Stundensatz)
  • Preis (Nettopreis, USt.-Satz und Bruttopreis)
  • nice to have: Zahlungsfrist

Aber Achtung: Ein kleiner, feiner Unterschied besteht zwischen Rechnungsbeträgen, die entweder unterhalb oder oberhalb der Kleinbetragssumme von 150€ liegen. Eine ausführliche Erklärung finden Sie hierzu in unserem Blogbeitrag Wie schreibe ich eine Rechnung als Freiberufler.

Und wie schreibe ich jetzt meine Rechnung?

Eine Rechnung kann auf unterschiedliche Weisen verfasst werden. Eine Möglichkeit ist der Griff zur Tastatur, denn die Rechnung kann selbstverständlich eigenhändig am Computer geschrieben werden. Haben Sie erst einmal eine Vorlage angelegt, fertigt sich jede folgende Rechnung fast wie von selbst an. Sollten Ihnen die Muße dazu fehlen, können Sie alternativ auch auf ein Rechnungsprogramm zurückgreifen. Der große Vorteil:  Softwares, wie die von FastBill, sind immer auf dem neusten Stand und damit garantiert rechtskonform. Während beim eigenständigen Schreiben der Rechnung auf die kleinen Details geachtet werden muss, können Sie sich beim Schreiben der Rechnung per Online Programm entspannt zurücklegen. Vor allem, wenn Sie im Rahmen Ihrer Freelance Tätigkeit mit verschiedenen Auftraggebern zusammenarbeiten, könnte der Griff zum Online Programm eine gute Wahl sein. So verlieren Sie garantiert nicht den Überblick!

Das Rechnungsdesign

Grundsätzlich gilt: Kreativität ist beim Schreiben einer Rechnung eher fehl am Platz. Kalligraphische Groteskschriften und ein buntes Design können Sie also getrost ignorieren. Bleiben Sie beim Schreiben sachlich und professionell. Wenn Sie möchten, können Sie Ihren Rechnungen einen einheitlichen Stil verpassen. Empfehlenswert ist es, ein eigenes Logo hinzuzufügen. So ist für den nötigen Wiedererkennungswert garantiert gesorgt. Auch bei der Rechnung gilt: ein seriöser erster Eindruck schadet nie!

Eine Rechnung korrigieren

Die Rechnung ist endlich verschickt, Sie haben versehentlich jedoch einen falschen Rechnungsbetrag vermerkt? Die Adresse des Auftraggebers ist veraltet? Fehler können passieren – auch auf der Rechnung. Wichtig ist, dass Sie nicht nachlässig mit der geschriebenen Rechnung umgehen. Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit sollte die Rechnung nicht einfach gelöscht werden. Stornieren Sie die alte Rechnung und versenden Sie einfach eine neue. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Fazit

Eine Rechnung dient nicht nur als Mittel zum Zweck für den nächsten Paycheck. Regelkonform verfasst, sichert die Rechnung Sie auch vor dem Finanzamt ab. Und ganz nebenbei ist eine ordnungsgemäß verfasste Rechnung auch ein Plus für Ihren Auftraggeber: Übersichtlich gestaltet, können die einzelnen Rechnungen vom Auftraggeber chronologisch gelesen werden und dienen damit der Nachvollziehbarkeit einzelner Tätigkeiten und Arbeitsstunden für das befristete Gesamtprojekt. Mit den richtigen Kniffs und Tricks steht der gelungenen Zusammenarbeit damit nichts mehr im Wege!