Eine der wichtigsten Grundlagen für erfolgreiche Zusammenarbeit ist Vertrauen. Dies gilt ganz besonders beim Beschäftigen von externen Experten, speziell wenn es um sensible Bereiche wie etwa interne Finanzen und Buchhaltung geht. Hier können Verschwiegenheitserklärungen (englisch: non-disclosure agreements, kurz NDAs) für Freelancer eine gute Lösung für beide Seiten sein. Denn nicht nur dem Auftraggeber, sondern auch dem Auftragnehmer bietet ein einwandfreie Verschwiegenheitserklärung Sicherheit in der Zusammenarbeit. Worauf Sie bei einem NDA achten sollten, erfahren Sie hier.
Warum sind NDAs für Freelancer hilfreich?
Wie auch bei anderen Mitarbeitenden dienen NDAs für Freelancer dazu, die Nutzung vertraulicher Informationen zu regeln. Rein rechtlich also ein logischer Schritt, der jedoch hin und wieder als ein Ausdruck grundsätzlichen Misstrauens interpretiert wird. Dabei kann und sollte sowohl für ein Unternehmen als auch für einen Freelancer ein NDA das gegenseitige Vertrauen aus folgenden Gründen stärken:
Verhandelbarkeit: Eine Verschwiegenheitserklärung ist ein Vertrag, welcher der Vertragsfreiheit unterliegt. Das heißt, seine Inhalte dürfen frei verhandelt werden. Beide Parteien können also Einfluss darauf nehmen, was genau im Vertrag steht und erfahren keine unangenehmen Überraschungen im Zusammenhang mit vertraulichen Informationen.
Sicherheit: Zunächst einmal schafft ein NDA für den Freelancer und das Unternehmen Sicherheit. Ob es um Informationen zu neuen Projekten oder um sensible interne Daten geht, die Verschwiegenheitserklärung verpflichtet zur Geheimhaltung. Dabei muss der Umfang der Geheimhaltung genau definiert sein. Solche klaren Definitionen sind immer auch im Interesse des Auftragnehmenden, um sich vor Willkür zu schützen.
Klarheit: Sind die Verpflichtungen einmal geklärt, ist damit auch deutlich, was nicht der Verschwiegenheit unterliegt. Viele Freelancer sind darauf angewiesen, vorherige Arbeiten als Leitungsbeleg für neue Projekte zu verwenden. Hier regelt ein NDA für die Freelancer, in welchem Umfang sie dies tun können, da klar ist, welche Inhalte nicht geschützt sind.
Verständnis: Zusätzlich sorgt ein gutes NDA für Freelancer und für Unternehmen für ein höheres Verständnis der anderen Partei. Dies geht gerade im Fall von Nachverhandlungen über die gegenseitigen Rechte und Pflichten hinaus. Zum Beispiel kann hier dargelegt werden, warum eine empfindliche Vertragsstrafe einen Freelancer zögern lässt oder warum einem Unternehmen Geheimhaltung in einem bestimmten Bereich ganz besonders wichtig sind. So wird durch eine Verschwiegenheitserklärung ein besseres und verständnisvolleres Miteinander bei der Arbeit gefördert.
Für Unternehmen: Was sollte bei NDAs für Freelancer beachtet werden?
Der teilweise schlechte Ruf von NDAs bei Freelancern kommt nicht immer ungerechtfertigt: Vage formulierte Verschwiegenheitserklärungen und unangemessene Vertragsstrafen sorgen auf der Seite der Auftragnehmenden für nachvollziehbares Unbehagen. Hinzu kommt, dass beides im Streitfall ein Grund dafür sein kann, dass das NDA vor Gericht als nichtig erklärt wird. Es ist deshalb im Interesse des Unternehmens, inhaltlich klare NDAs zu verfassen und diese gegenüber dem betreffenden Freelancer zu erläutern. Auch sollten hier berechtigte Interessen des Freelancers, wie etwa zeitliche Beschränkungen der Wirksamkeit oder die Nutzung von Referenzen, ernstgenommen werden.
Ein Freelancer NDA Template sollte also immer folgendes definieren:
Parteien: Wie in jedem Vertrag müssen alle Vertragsparteien genau identifizierbar sein.
Gegenstand: Hier ist genau darzulegen, was unter die Vertraulichkeitsvereinbarung fällt. Allumfassende Bestimmungen werden mit hoher Wahrscheinlichkeit vor Gericht als unwirksam erklärt, da andernfalls schon trivialste Informationen zu einer Vertragsstrafe führen könnten.
Einschränkungen: Zum einen sollte hier definiert werden, wie lange die NDA für Freelancer und Unternehmen gilt. Auch hier ist ein angemessener Rahmen zu beachten. Ebenso sollte geklärt werden, inwiefern die NDA für den Freelancer gilt, falls die Zusammenarbeit schlussendlich gar nicht zustande kommt.
Vertragsstrafe: Hier wird geregelt, was geschieht, wenn die NDA vom Freelancer (oder dem Unternehmen) nicht eingehalten wird. Die Höhe sollte angemessen sein. Dabei ist zu beachten, dass die Vertragsstrafe keinen Schadensersatz darstellt. Das bedeutet, sie kommt auch dann zum Tragen, wenn gegen die Vertraulichkeitsvereinbarung verstoßen wurde, aber kein Schaden entstanden ist. Zudem schließt sie keine zusätzliche Klage auf Schadensersatz aus.
Für Freelancer: Was ist zu beachten, bevor ich eine NDA unterzeichne?
Für Freelancer gilt, sich die Inhalte gründlich durchzulesen, bevor sie eine NDA unterzeichnen. Wichtig ist, die genauen Vorschriften zu kennen und zu verstehen. Denn auch bei fahrlässigem Verstoß gegen eine NDA durch einen Freelancer sind die Bedingungen für die Vertragsstrafe erfüllt. Wer also zum Beispiel unachtsam wichtige Dokumente öffentlich auf dem Laptop öffnet oder sich nicht um ausreichende Sicherheit vertraulicher Daten kümmert, kann unter Umständen bereits für einen Bruch der Vertraulichkeitsvereinbarung verantwortlich sein.
Umso wichtiger ist es, sich bei der Unterschrift einer NDA der möglichen Konsequenzen vollumfänglich bewusst zu sein – auch, um gegebenenfalls nachverhandeln zu können. Seriöse Auftraggeber sollten Verständnis dafür haben, dass ein Freelancer keine Vertragsstrafe akzeptieren kann, die seine Existenz bedroht. Umgekehrt empfiehlt es sich für Freelancer, die in besonders sensiblen Bereichen arbeiten und häufig NDAs mit hohen Vertragsstrafen akzeptieren müssen, sich um eine Berufshaftpflichtversicherung zu kümmern, die hier im Zweifelsfall die Haftung übernimmt.
Wie in allen Bereichen gilt, dass für eine Verschwiegenheitserklärung gegenseitige Offenheit und klare Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg sind. Dann kann eine NDA für Freelancer wie auch für Unternehmen das Vertrauen dem anderen gegenüber steigern und die Zusammenarbeit verbessern.
