Unternehmen stehen aktuell – mehr denn je – vor großen Herausforderungen. Sie müssen dem immensen Kostendruck standhalten, blitzschnell auf Veränderungen im Markt eingehen können und einen großen Bedarf an kurzfristig zu besetzenden Vakanzen möglichst zeitnah decken. Management bzw. Führungskräfte sind dadurch gezwungen, Prozessabläufe und Unternehmensstrukturen an die wechselnden Bedingungen kontinuierlich anzupassen.
In diesem Blogartikel erfahren Sie:
✓ Wie können Sie dem Personalmangel entgegentreten?
✓ Welche Einsatzmöglichkeiten gibt’s für Interim Manager* und Freelancer?
✓ Wie kann Ihr Team für Freelance / Interim Management begeistert werden?
Wie Sie mit personellen Engpässen flexibel und lösungsorientiert umgehen!
Passende Fachkräfte fürs Unternehmen zu finden, ist eine der größten Schwierigkeiten unserer Zeit. Laut Arbeitsmarktstudie 2022 waren 2021 offene Vakanzen im Durchschnitt 87 Tage unbesetzt.
Für Unternehmen hat dies weitreichende Auswirkungen:
✘ Mehrarbeit für Ihr Team
✘ Überstunden durch erhöhtes Arbeitspensum
✘ ggf. vermehrte Krankheitsausfälle aufgrund von Überarbeitung und Frust
✘ weitere Kündigungen und zunehmend unbesetzte Stellen
Diese fehlenden Kapazitäten kommen dem Unternehmen teuer zu stehen. Sie verhindern die Erfüllung der Auftragslage. Das mindert sowohl den Umsatz als auch die Erlöse. Hier lohnt sich ein Interim Manager oder der Einsatz von Freelancern. Die Freiberufler federn die negativen Folgen ab. Die Wettbewerbsfähigkeit und Wachstumschancen bleiben so in erreichbarer Nähe.
In jedem Unternehmen gibt es verschiedene Bereiche, die wie Zahnräder ineinandergreifen. Nur so kann das Produkt oder die Dienstleistung als Ganzes bestehen. Funktioniert ein Rädchen nicht, bleibt das Konstrukt komplett stehen. Konkret bedeutet dies, dass offene Vakanzen nicht ignoriert werden können. Die liegenbleibenden Aufgaben müssen erledigt werden, damit die Maschinerie weiterläuft.
Es dauert Monate, die Zeit und Geld verschlingen, bis die Personallücke geschlossen ist. In diesen dringenden Fällen rettet die Kollaboration mit Interim Managern bzw. Freelancern Ihrem Unternehmen das Leben. Denn so vielschichtig die Aufgaben auch sind, so vielseitig einsetzbar ist die Expertise von außen:
- kurzfristige Übernahme von diversen unbesetzten Führungspositionen;
- anstehende Großprojekte, wie z. B. Fusion, Umstrukturierung oder strategische Neuausrichtung;
- fehlende Nachfolgeregelungen mit Übergangsphasen;
- Elternzeitvertretung sowie andere akute Vakanzüberbrückungen und
- befristete Sonderprojekte wie App-Launch oder Einführung neuer Software.
Freelancern bzw. Interim Managern sind das Pflaster für jede offene Wunde.
So integrieren Sie Interim Management und Freelancing erfolgreich im Unternehmen!
Sie haben einen perfekten Bewerber gefunden. Die Entscheidung für einen Freiberufler bzw. für das Management auf Zeit ist demnach getroffen. Fehlende Kompetenzen, Flexibilität, schnelle Auffassungs- sowie Umsetzungsfähigkeiten, Erfahrung aus unterschiedlichen Branchen bzw. Projekten bringen die Außenstehenden in die Firma ein. Damit das Engagement kein Desaster und von den übrigen Teammitgliedern akzeptiert wird, sollten Sie von Anfang an mit offenen Karten spielen:
⇒ Transparenz im Team
⇒ professionelles Onboarding
⇒ Zusammenarbeit fördern
⇒ klare Aufgabenregelung
⇒ regelmäßige Kommunikation
1. Holen Sie die Stammbelegschaft ins Boot.
Kommunizieren Sie transparent an Ihre Mitarbeiter, dass diese für eine bestimmte Zeit von externen Fachkräften begleitet sowie unterstützt werden. Erklären Sie dabei das konkrete Ziel des Einsatzes von Freelancern bzw. Interim Managern und gehen Sie auf den Mehrwert ein. Damit nehmen Sie gleich von Anfang an den Wind aus den Segeln: Ihre Belegschaft fühlt sich einbezogen, aufgeklärt und verliert die anfängliche Skepsis.
2. Heißen Sie den Interim Manager oder Freiberufler im Unternehmen herzlich willkommen.
Die externe Fachkraft muss sich in Ihre Unternehmenskultur sowie Prozesse einarbeiten. Lassen Sie ihn oder sie daher nicht im Regen stehen. Organisieren Sie ein Teamevent zum Kennenlernen. Stellen Sie alle wichtigen Informationen, auch über Ihr Corporate Design, in einem Dokument zusammen. Benennen Sie eine Ansprechperson aus dem Unternehmen, an den sich der Freelancer bzw. Interim Manager jederzeit wenden kann. Dadurch kann sich der freie Mitarbeiter in die Arbeitsweise des Unternehmens einfinden und bessere Ergebnisse erzielen.
3. Stärken Sie die Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern und der externen Fachkraft.
Bestärken Sie den Interim Manager oder Freelancer darin, eine Bestandsaufnahme zusammen mit Ihrem Personal zu machen. Der Freiberufler erhält u. a. aus den Fragen Ideen für Lösungsansätze:
- Wie sehen die Mitarbeiter die aktuelle Situation?
- Welche Herausforderungen bestehen aktuell?
- Wo könnte die Problematik liegen?
Diese setzt er gezielt während der Projektzeit ein.
4. Vermitteln Sie klar und deutlich die Aufgabenstellung an alle Beteiligten.
Seien Sie in der Aufgabenstellung sehr konkret und schaffen Sie einen unmissverständlichen Rahmen. Sowohl die involvierten Mitarbeiter als auch der freie Mitarbeiter wissen, wer für welche Aufgabe zuständig ist. Unklarheiten und Streitigkeiten sind dadurch unwahrscheinlicher.
5. Bleiben Sie während der gesamten Projektzeit mit allen in der Kommunikation.
Überlassen Sie den Dingen nach dem Projektstart nicht einfach ihren Lauf. Halten Sie die Kommunikation zu jedem Zeitpunkt mit allen Projektbeteiligten aufrecht. Auftretende Probleme sowie Unklarheiten können schneller beseitigt werden. Nutzen Sie ebenfalls die Möglichkeit, regelmäßig Feedback einzuholen und abzugeben. Dies hilft nicht nur den Projektmitarbeitern, sondern nützt der gesetzten Zielerreichung.
Gehen Sie offen mit dem Einsatz von Freelancern bzw. Interim Managern um!
Eine externe Fachkraft erledigt die übertragenen Aufgaben effizient und liefert einen Mehrwert, wenn das Ziel für alle eindeutig, die Kommunikation transparent ist und die Mitarbeiter von Anfang an involviert werden. Legen Sie den Grund für das Engagement eines Freiberuflers offen Ihren Mitarbeitern dar. Verdeutlichen Sie ihnen, dass Interim Management bzw. Freelancing ein sinnvolles Werkzeug ist, dass sie zur Problemlösung nutzen können und sollten.
Ziehen Geschäftsführung sowie Personalabteilung an einem Strang und sichern Unterstützung auf beiden Seiten zu, steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Mitarbeitern auf Zeit nichts im Wege.
Wie überprüfe ich, ob der Interim Manager oder Freiberufler auch ins Unternehmen passt?
Sprechen Sie in einem persönlichen Kennenlerntermin über die bevorstehenden Aufgaben. Der Freelancer oder Interim Manager kann Ihnen darauf ähnliche Aufgaben bei früheren Auftraggebern, die er erfolgreich beendet hat, erklären. Dadurch prüfen Sie, ob der passende Kandidat bereits vor Ihnen sitzt.
Kann ich nach dem Briefing davon ausgehen, dass der freie Mitarbeiter die Aufgaben allein ausführt?
Grundsätzlich nicht. Eine externe Person ist immer auf erforderliche Informationen angewiesen, um eine Aufgabe zufriedenstellend zu erfüllen. Ein kontinuierlicher Austausch ist unabdinglich.
Wenn ich mich für einen Kandidaten entschieden habe, steht er dann ausschließlich für mich zur Verfügung?
Es ist reine Abstimmungssache, wie viel Zeit der Kandidat für das Projekt aufwendet. Je nach Aufwand ist eine Aufgabe in Voll- oder Teilzeit durchführbar. Gehen Sie also in die gemeinsame Absprache.
